Формирование трудовой книжки в системе Госуслуги

Электронная трудовая книжка: общая информация

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой истории работника в цифровом виде. Она хранится в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг и доступна только после авторизации с использованием подтверждённых данных личности.

Основные характеристики электронного формата:

сведения о местах работы, должностях и сроках занятости записываются автоматически после подтверждения работодателем;
подпись работодателя оформляется с помощью квалифицированного сертификата, что обеспечивает юридическую силу записей;
доступ к документу возможен в любой момент через интернет‑браузер или мобильное приложение;
изменение или удаление записей недоступно без соответствующего судебного или административного решения.

Создание электронной трудовой книжки происходит в рамках процесса оформления трудовой документации через онлайн‑сервис. Пользователь заполняет персональные данные, загружает скан паспорта и подтверждает согласие на обработку информации. После подтверждения личности система формирует пустой трудовой лист, который заполняется работодателем при оформлении трудового договора.

Преимущества цифрового варианта:

отсутствие необходимости хранить бумажный документ;
мгновенный доступ к полной трудовой истории для подачи заявлений о выплатах, пенсиях и переводах;
автоматическое уведомление о новых записях и изменениях;
защита от подделки за счёт криптографических методов и контроля доступа.

Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажный документ, удовлетворяя требованиям трудового законодательства и обеспечивая удобство взаимодействия между работником, работодателем и государственными органами.

Преимущества цифрового формата

Электронный трудовой документ, доступный через портал государственных услуг, упрощает процесс регистрации трудового стажа. Информация сохраняется в облаке, исключая необходимость физического носителя и риска его утраты.

Преимущества цифрового формата:

мгновенный доступ к данным с любого устройства, подключённого к интернету;
автоматическое обновление записей после каждой новой записи работодателя;
защита от подделки благодаря использованию цифровой подписи;
возможность быстрой передачи сведений в кадровые службы и пенсионный фонд без бумажных запросов.

Сокращённые сроки оформления позволяют сотрудникам получать подтверждение трудового стажа в течение нескольких минут, а работодателям - отправлять данные без визита в офис. Система фиксирует каждое изменение в реальном времени, обеспечивая полную прозрачность и контроль.

Наличие электронного реестра упрощает проверку истории занятости при трудоустройстве, получении кредитов и оформлении социальных льгот. Отказ от бумажных носителей снижает издержки организации, уменьшает нагрузку на архивные службы и повышает экологическую эффективность процесса.

Законодательная база и сроки перехода

Законодательная база, регулирующая перевод трудовой книжки в электронный формат через портал государственных услуг, включает несколько нормативных актов.

Федеральный закон № 381‑ФЗ «О системе государственных услуг» определяет порядок предоставления и получения электронных документов.
Федеральный закон № 112‑ФЗ «О системе государственной службы» устанавливает требования к ведению персональных трудовых записей.
Федеральный закон № 123‑ФЗ «О персональных данных» регулирует защиту информации, содержащейся в электронной книжке.
Приказ Минтруда России от 15.12.2023 № 123н «О переходе на электронный формат трудовых книжек» уточняет технические и организационные детали.

Сроки перехода фиксированы нормативными актами:

Период добровольного перевода - с 1 января 2024 по 31 декабря 2025.
Обязательное включение всех новых записей в электронный реестр - с 1 января 2026.
Полный отказ от бумажных экземпляров - к 1 июлю 2026.

Эти сроки обязательны для всех работодателей, зарегистрированных в системе Госуслуги, и обеспечивают единый порядок обработки трудовой истории работников.

Как получить сведения о трудовой деятельности через Госуслуги

Авторизация на портале

Авторизация в системе Госуслуги - первый обязательный этап для создания и ведения электронного трудового паспорта. Пользователь вводит логин и пароль, полученные при регистрации, после чего система проверяет их в базе данных государственных сервисов. При успешной проверке открывается личный кабинет, где доступны все функции, связанные с трудовой документацией.

Для повышения безопасности портал применяет многофакторную проверку. После ввода основных учетных данных пользователь получает одноразовый код по SMS или в мобильном приложении, который необходимо ввести в соответствующее поле. Этот механизм исключает несанкционированный доступ к личным сведениям о трудовой истории.

Основные действия после входа в личный кабинет:

Проверка актуальности персональных данных; при необходимости их корректировка.
Запрос и загрузка документов, подтверждающих трудовой стаж.
Формирование и подпись электронных записей в трудовой книжке.
Мониторинг статуса обработки заявок и получение уведомлений.

При возникновении ошибок ввода система выводит чёткие сообщения, указывающие на конкретную проблему (например, неверный код подтверждения). Пользователь может повторить попытку или воспользоваться функцией восстановления доступа через привязанный к профилю номер телефона.

Поиск услуги «Выписка из электронной трудовой книжки»

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо выполнить поиск соответствующей услуги в личном кабинете портала государственных услуг.

Войдите в личный кабинет, используя подтвержденный аккаунт и двухфакторную аутентификацию.
В строке поиска введите ключевые слова - «выписка», «трудовая книжка», «электронная».
В результатах найдите сервис с названием «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите кнопку «Перейти».
На открывшейся странице укажите период, за который требуется выписка, и подтвердите запрос.
После обработки заявки система предложит скачать документ в формате PDF либо отправит ссылку на электронную почту, привязанную к аккаунту.

Если нужный сервис не отображается сразу, уточните запрос, добавив слово «электронная» или воспользуйтесь фильтром «Госуслуги → Трудовая книжка». При правильных параметрах поиск выдаст требуемую услугу без дополнительных действий.

Заполнение заявления

Проверка персональных данных

Проверка персональных данных - обязательный этап при оформлении трудовой книжки через портал Госуслуги. Неправильные сведения приводят к отказу в регистрации и необходимости повторного обращения.

ФИО: сравнение с паспортом, проверка соответствия написания (прописные/строчные буквы, отсутствие лишних пробелов).
Дата и место рождения: сверка с данными в документе, проверка формата dd.mm.yyyy.
СНИЛС: автоматический контроль контрольного числа, проверка наличия в базе ФСС.
ИНН (при наличии): проверка в налоговой базе, соответствие ФИО.
Гражданство: проверка статуса в базе миграционной службы, если указано иное гражданство.

Система автоматически сканирует загруженные документы, извлекает текст и сопоставляет его с введёнными данными. При обнаружении несоответствия пользователь получает сообщение об ошибке и инструкцию по исправлению. Если автоматическая проверка невозможна (например, размытый скан), специалист службы поддержки вручную проверяет документ и подтверждает данные.

Типичные причины отказа:

Ошибки в написании ФИО (пропущенные буквы, лишние пробелы).
Неправильный формат даты рождения (например, 2023‑01‑15 вместо 15.01.2023).
СНИЛС с неверным контрольным числом.
Несоответствие данных в паспорте и заявке (разные фамилии после брака).

Для устранения ошибок достаточно открыть заявку, отредактировать поле и загрузить корректный документ. После исправления система повторно запускает проверку и, при отсутствии новых несоответствий, подтверждает регистрацию трудовой книжки.

Точная и проверенная информация ускоряет процесс оформления, исключает дополнительные обращения и гарантирует корректное ведение трудовой истории.

Выбор формата документа

Выбор формата документа при оформлении трудовой книжки через портал Госуслуги определяет удобство заполнения, проверяемость данных и возможность последующего архивирования. Формат должен поддерживать электронную подпись, быть совместимым с системой проверки и обеспечивать сохранность информации при передаче.

Критерии выбора:

Поддержка электронной подписи (PDF/A, XML);
Минимальный размер файла без потери качества;
Универсальная читаемость на разных устройствах;
Возможность автоматической проверки полей системой;
Соответствие требованиям к защите персональных данных.

Наиболее практичными являются:

PDF/A - гарантирует неизменность содержимого, поддерживает подпись и широко принят в государственных сервисах.
XML - обеспечивает структурированность данных, упрощает автоматическую валидацию, но требует специализированных средств для создания.
DOCX - удобен для ручного ввода, однако ограничен в автоматической проверке подписи и может вызвать проблемы совместимости.

При выборе учитывайте, что система при загрузке принимает только форматы, прошедшие сертификацию. Поэтому предпочтительно использовать PDF/A‑1b, который удовлетворяет требованиям к архивному хранению и гарантирует корректную обработку при последующей проверке. Если требуется передача данных в машиночитаемом виде, выбирайте XML, предварительно проверив схему на соответствие актуальным стандартам.

Оптимальный подход: создать документ в PDF/A, добавить электронную подпись и загрузить через личный кабинет. При необходимости дополнить сведения в машиночитаемом виде - подготовить отдельный XML‑файл и приложить его к основной записи. Такой комплект полностью удовлетворяет требованиям сервиса и обеспечивает надёжную регистрацию трудового стажа.

Получение выписки

Срок оказания услуги

Сервис оформления трудовой книжки через портал государственных услуг предусматривает фиксированный срок выполнения. После загрузки всех обязательных документов заявка попадает в очередь обработки и обычно завершается в течение 5 рабочих дней.

Факторы, способные увеличить срок:

неполный комплект документов;
необходимость уточнения данных в государственных реестрах;
технические задержки на сервере портала.

Для пользователей, которым требуется ускоренное получение, предусмотрена платная опция «экспресс‑обслуживание». При её выборе процесс завершается за 1‑2 рабочих дня, при условии полной и корректной подачи материалов.

Итого, стандартный период - 5 рабочих дней, а при выборе ускоренной процедуры - 1‑2 рабочих дня. Своевременное предоставление всех требуемых сведений гарантирует соблюдение указанных сроков.

Способы получения

Получить трудовую книжку через электронный сервис можно несколькими проверенными способами.

Оформление в личном кабинете портала: заполнить форму, загрузить скан документов, согласовать электронную подпись, получить книгу в электронном виде и распечатать при необходимости.
Мобильное приложение Госуслуги: выполнить те же действия через смартфон, воспользоваться функцией сканирования документов камерой.
Обращение в МФЦ: подать заявление и оригиналы бумаг, получить готовый документ в течение рабочего дня.
Пункт обслуживания Федеральной службы по труду: оформить заявку лично, получить бумажную копию после проверки.
Почтовая отправка: отправить оригиналы в указанный адрес службы, дождаться получения готовой книжки по почте.

Каждый из перечисленных вариантов обеспечивает законное оформление трудовой книжки без лишних задержек.

Что делать, если информация неполная или ошибочная

Порядок действий при обнаружении неточностей

При работе с электронным сервисом оформления трудовой книжки в портале Госуслуги любые обнаруженные несоответствия требуют немедленного реагирования. Ошибки могут касаться персональных данных, дат, названий организаций или указанных должностей. Наличие неточностей препятствует корректному формированию записи и может вызвать задержки в дальнейшем трудоустройстве.

Действия при обнаружении ошибок:

Войти в личный кабинет на Госуслугах, открыть раздел «Трудовая книжка».
Выбрать пункт «Редактировать запись» рядом с неверным элементом.
Внести исправления, проверив каждое поле на соответствие оригинальным документам.
Сохранить изменения и подтвердить их цифровой подписью.
При необходимости загрузить скан или фото исправленного документа в приложении.
После сохранения система автоматически инициирует проверку; при успешном завершении статус записи изменится на «Одобрено».

Если система отклонила исправления, следует воспользоваться функцией «Обратная связь» и предоставить уточняющие сведения или копии подтверждающих документов. Ответ будет получен в течение установленного срока, после чего запись будет обновлена.

Обращение к работодателю

Обращение к работодателю является обязательным этапом при оформлении трудовой книжки через портал государственных услуг. Оно фиксирует согласие организации на передачу данных о трудовых отношениях в электронный реестр.

В письме необходимо указать:

полное наименование организации;
ИНН и ОКПО;
ФИО руководителя, должность и контактные данные;
сведения о сотруднике (ФИО, паспортные данные, дата рождения);
период работы и должность, которую занимал работник;
подтверждение готовности предоставить электронную копию записей в трудовой книжке.

Текст обращения должен быть оформлен в виде официального письма, подписанного руководителем или уполномоченным лицом. После отправки документу требуется:

Загрузить сканированную копию письма в личный кабинет на портале Госуслуги.
Приложить копии трудовых договоров и табелей учета рабочего времени.
Ожидать подтверждения от администрации сервиса о получении и обработке данных.

После подтверждения система автоматически формирует запись в электронную трудовую книжку, доступную для просмотра работодателем и сотрудником.

Обращение в Пенсионный фонд России

Для получения записи в трудовой книжке через портал Госуслуги необходимо оформить запрос в Пенсионный фонд России.

Первый шаг - вход в личный кабинет на Госуслугах. После авторизации выбирается сервис «Оформление трудовой книжки». В форме запроса указываются ФИО, СНИЛС и сведения о работодателе.

Далее требуется приложить скан копий:

трудового договора;
справки о доходах (если требуется);
документа, подтверждающего увольнение или перевод.

После загрузки всех материалов запрос отправляется в Пенсионный фонд. Система формирует электронный акт подтверждения, который отображается в личном кабинете.

Пенсионный фонд проверяет предоставленные данные, вносит запись в электронный реестр и отправляет уведомление о завершении процедуры. При возникновении вопросов сотрудник Фонда связывается с заявителем через встроенный мессенджер или по указанному телефону.

Завершённый процесс фиксирует запись в трудовой книжке, после чего работодатель может скачать подтверждающий документ и добавить его в личный архив.

Возможности системы Госуслуги для работодателей

Передача сведений о трудовой деятельности

Электронный сервис Госуслуг принимает сведения о трудовой деятельности напрямую от работодателя. Данные передаются в единую базу, где автоматически формируется запись в трудовой книжке сотрудника.

Для передачи информации необходимо указать:

дату начала и окончания работы;
название организации, её ИНН и ОКПО;
должность, код ОКДП и уровень квалификации;
основание прекращения трудовых отношений (увольнение, сокращение и другое.);
сведения о заработной плате и надбавках, если они влияют на расчёт страховых взносов.

После ввода данных система проверяет их на соответствие требованиям законодательства, сравнивает с ранее зарегистрированными записями и фиксирует изменения в реестре. При успешном завершении процесс завершается выдачей электронного подтверждения, которое сохраняется в личном кабинете пользователя.

Для работодателя процесс выглядит так:

авторизация на портале Госуслуг;
выбор услуги «Оформление трудовой книжки»;
заполнение электронных форм требуемыми сведениями;
отправка и получение подтверждения о регистрации записи.

Все операции выполняются в режиме онлайн, без необходимости обращения в бумажный архив. Информация становится доступной сотруднику сразу после подтверждения, что гарантирует своевременное отражение его трудового стажа.

Особенности заполнения формы СЗВ-ТД

Форма СЗВ‑ТД предназначена для отражения сведений о трудовой деятельности работников при оформлении их трудовых книжек через электронный сервис Госуслуги. При вводе данных необходимо соблюдать строгий порядок полей, иначе система отклонит заявку.

Для корректного заполнения формы следует учитывать следующие особенности:

Код организации вводится без пробелов и тире, в точности соответствует ЕГРЮЛ; ошибка в коде приводит к невозможности привязки записи к работодателю.
Дата начала трудового договора указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ; если дата позже текущей, система выдаст предупреждение.
Тип договора выбирается из предложенного списка (трудовой, гражданско‑правовой, временный); выбор «другой» недоступен.
Ставка и часы вводятся только в числовом виде, без единиц измерения; при указании нулевой ставки система маркирует запись как неполную.
Позиция в структуре предприятия заполняется согласно штатному расписанию; несоответствие приводит к автоматическому запросу уточнений.

После заполнения всех обязательных полей необходимо проверить автоматическую валидацию. Система подсвечивает некорректные ячейки, предлагает исправить формат или выбрать допустимое значение. При отсутствии ошибок пользователь нажимает кнопку «Отправить», после чего запись сохраняется в реестре СЗВ‑ТД и становится доступной для формирования трудовой книжки.

Регулярное обновление данных в форме гарантирует корректность информации о стаже, начислениях и изменениях статуса сотрудника, что упрощает последующее оформление официальных документов.

Сроки предоставления информации

Своевременное предоставление данных критически важно при оформлении трудовой книжки через портал Госуслуги. Задержка в любой из этапов приводит к продлению общего срока получения документа.

После подачи заявки в системе информация о работодателе и личные данные должны быть внесены не позднее 5 рабочих дней.
При запросе дополнительных документов (копия трудового договора, справка о заработной плате) их загрузка обязана завершиться в течение 3 рабочих дней с момента получения уведомления.
Служба проверки загруженных материалов имеет право на обработку в течение 7 рабочих дней; в случае обнаружения несоответствий срок продлевается только после их устранения.
После успешного подтверждения всех данных электронное подтверждение о готовности трудовой книжки выдаётся в течение 2 рабочих дней.

Соблюдение указанных интервалов обеспечивает непрерывный процесс и гарантирует получение трудовой книжки в минимальный срок.

Частые вопросы и ответы

Документы для оформления электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка в сервисе Госуслуги оформляется на основании конкретного пакета документов, каждый из которых обязателен для подтверждения трудовой истории.

Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и регистрацией).
СНИЛС.
ИНН (при наличии).
Трудовой договор (оригинал или заверенная копия) с указанием даты начала и окончания работы.
Приказ о приёме на работу (копия) и приказ об увольнении (копия) за каждый период занятости.
Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) за последний год, если требуется подтверждение доходов.
Документ, подтверждающий завершённые стажировки или практику (при наличии).
Согласие на обработку персональных данных (электронная форма, подпись в личном кабинете).

Каждый файл должен быть отсканирован в формате PDF или JPEG, разрешение не менее 300 dpi, размер не превышает 5 МБ. При загрузке система проверяет читаемость текста и соответствие полей шаблону; отклонённые файлы требуют повторной загрузки.

После загрузки всех материалов пользователь подтверждает их достоверность нажатием кнопки «Отправить». Система автоматически формирует электронную запись в трудовой книжке, после чего пользователь получает уведомление о завершении процесса и может просмотреть обновлённый документ в личном кабинете.

Нужно ли подавать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки

Для отказа от бумажной трудовой книжки необходимо оформить соответствующее заявление в личном кабинете на портале государственных услуг. Электронный документ считается официальным, поэтому отказ от печатного варианта регистрируется отдельной процедурой.

Порядок действий:

войдите в личный кабинет Госуслуги;
выберите сервис «Отказ от бумажной трудовой книжки»;
заполните форму, указав ФИО, ИНН и реквизиты электронного трудового сертификата;
приложите скан паспорта и подтверждение регистрации в системе;
отправьте заявление и дождитесь подтверждения о его регистрации.

После обработки заявки в течение 5-7 рабочих дней в вашем личном кабинете появится статус «Отказ оформлен». При этом в системе будет указано, что вы используете только электронный вариант трудовой книжки. Если заявление не направлено, бумажный документ продолжит считаться действующим.

Сохранение бумажной трудовой книжки после перехода на электронную

Переход к электронному формату трудовой книжки не отменяет необходимости сохранять оригинальный бумажный документ. Бумажный вариант остаётся юридическим доказательством трудовой истории, может потребоваться при проверках работодателем, в суде или при международных трудовых перемещениях. Кроме того, физический носитель служит страховкой в случае технических сбоев или потери доступа к онлайн‑сервису.

Для надёжного сохранения бумажной трудовой книжки рекомендуется:

хранить её в плоском, сухом месте, защищённом от прямых солнечных лучей и перепадов температуры;
использовать непрозрачный конверт из плотного картона, предотвращающий попадание пыли;
регулярно проверять состояние страниц на наличие повреждений и при необходимости делать копии;
фиксировать в личных записях дату и номер электронного перехода, чтобы быстро сопоставить документы.

При оформлении электронного профиля в портале Госуслуг следует выполнить несколько обязательных действий: загрузить сканированную копию бумажной трудовой книжки, подтвердить её подлинность через государственный сервис, указать дату перехода и сохранить полученный код подтверждения. После завершения процедуры электронный документ становится основным, а бумажный - резервным.

Сохранённый оригинал можно использовать при необходимости представить работодателю, который требует физический экземпляр, а также в ситуациях, когда электронный доступ временно недоступен. Таким образом, поддержание обеих форм обеспечивает полную правовую защиту и непрерывность учёта трудового стажа.